20 Nov ¿Cómo anular una factura?
Si bien la factura electrónica está pensada para disminuir los errores en su emisión, cualquier facturador puede ingresar datos equivocados u omitir la inclusión de información importante, como importes, cantidades de mercadería o nombre del receptor.
En dado caso, no puedes eliminar el documento y generar otro como si nada hubiese pasado, pues la ley lo prohíbe expresamente y tendrías problemas a la hora de liquidar el crédito el fiscal. En su lugar, tienes que anular la factura mediante una nota de crédito o factura rectificativa.
Se trata de un procedimiento bastante sencillo, simplificado al máximo por los diferentes software de facturación presentes en el mercado. Presta atención a toda la información que revisaremos, la cual también se aplica al momento de anular una factura electrónica.
¿Qué es una nota de crédito o factura rectificativa?
Básicamente, se trata de un documento tributario que se utiliza en transacciones de compra-venta para anular o modificar una factura que contiene datos erróneos, que afectan la contabilidad y/o cuentas fiscales del emisor y el receptor. Ejemplo de ello son el registro de ventas de bienes no comprados o de servicios no contratados.
De acuerdo con la Resolución Exenta N°45, de 2003, citada en el Oficio N° 3.400 del SII, puedes emitir una nota de crédito, anulando una factura, en el mismo período en que ésta se expidió o en el mes siguiente como máximo. En caso de que este plazo se haya excedido, debes tramitar ante el SII una solicitud de devolución del pago del IVA adicional en que incurriste por dicho error.
Requisitos para anular una factura
De acuerdo con la normativa impuesta por el SII, para anular una factura debes tener todos los ejemplares (original y copias) y marcarla con la palabra “Nula”. Teniendo en cuenta que actualmente la mayoría de las transacciones comerciales son mediadas por facturas electrónicas, cumplir con dicho requisito es mucho más sencillo que hace unos años. Todo es cuestión de ponerte en contacto con el receptor de la misma y acordar los términos de la emisión de la nota de crédito.
Cómo se crea una nota de crédito
Cada software de contabilidad tiene sus propios procedimientos para la creación de una factura electrónica, así como la emisión de una nota de crédito que la anule, generalmente son procesos automatizados y diseñados de modo tal que no generen incongruencias en la información contable de la empresa. Pero en términos generales deberías considerar los siguientes pasos:
Generar una nota de crédito Electrónica, que debe contener un campo que indique que se trata de una anulación.
Asignarle un número consecutivo a la serie. Es decir, si has emitido ocho facturas, la nota de crédito debe ser la nueve, sin importar el número de la factura que anula o modifica.
Hacer referencia a la factura anulada. Por ejemplo: “Número de factura original: XXXX”.
Los importes y las cantidades deben ir en negativo.
Recuerda que la factura anulada o modificada no debe ser tirada; la debes archivar en el libro correspondiente para fines tributarios. Mientras que al comprador y al SII les debes enviar copia firmada de la nota de crédito, a fin de que se realice su respectiva declaración.
Si deseas emitir una nueva factura de reemplazo, modificando los datos erróneos o incluyendo los olvidados, debes indicar el siguiente comentario: “Esta factura reemplaza la factura número xxxxx, de fecha xxxxx”, lo cual anulará automáticamente al documento al que se hace mención.
En caso de que no encuentres la opción de “Emitir Nota de Crédito”, debes ponerte en contacto con el soporte de tu software contable. Esta clase de programas están pensados para hacerle frente a dichas contingencias y, si manipulas los procesos en forma indebida, puedes generar desajustes en la contabilidad del negocio o en tus cuentas fiscales.
De otra parte, ten presente que el sistema Mipyme del SII permite anular únicamente Documentos Tributarios Electrónicos como máximo del período anterior. Así que si facturas con este programa debes estar al pendiente de la situación, y verificar antes del cierre de cada periodo que no tengas facturas por anular o modificar. De lo contrario, el proceso puede ser un poco más complejo, así como la recuperación del crédito fiscal.
Cómo anular una factura de compra
Las facturas de compra, es decir aquellas que en emites a tus proveedores en sectores de difícil fiscalización, también pueden anularse en caso de que presenten errores imposibles de ser subsanados. Para hacerlo, también tienes que expedir una nota de crédito normal (el SII no concibió las notas de crédito de compras), pero debes anotarla en el Libro de Compras.
En otras palabras, utilizas la nota de crédito de ventas, pero solo para apuntar lo que vas a anular, pues no la almacenas en el libro de ventas sino en el de compras. La idea de que este procedimiento sea así es evitar confusiones a la hora de tramitar el débito fiscal y diligenciar el Formulario F29.
Las facturas son soportes contables de las transacciones de compra y venta que realizas, por lo que afectan notablemente tus declaraciones, deducciones y montos fiscales a pagar. De ahí la importancia de saber cómo anular una factura y ejecutar tal procedimiento, pues la simple eliminación o generación de una nueva te puede generar problemas con el IVA y el crédito fiscal, incluso cuando ésta ya ha sido declarada ante el SII.